Cómo escoger un programa de gestión empresarial para PYMES

Cómo escoger un programa de gestión empresarial para PYMES

Tener actualizada la facturación y la contabilidad es una necesidad cotidiana para el correcto funcionamiento de las Pymes y factor clave para el crecimiento y desarrollo económico de tu negocio. Si estás pensando en contratar un software de contabilidad y facturación ya sea para instalar en tu servidor o como servicio cloud, debes tener en cuenta determinados aspectos para optimizar el retorno de tu inversión.

Cada uno de estos programas te ofrece un sinfín de posibilidades que debes analizar con detenimiento. Determinadas funcionalidades pueden resultar excesivas o quedar cortas en función de la tipología de tu negocio o por necesidades específicas, como requerir en tiempo real conexión con bancos o sistemas ERP de control y gestión de inventario.

En definitiva debes valorar las ventajas e incovenientes siempre en función de las necesidades de tu negocio y el volumen de tu cartera de clientes. Tener en cuenta estos puntos detallados a continuación también te ayudarán a tomar la decisión más adecuada a la hora de escojer un buen software de gestión empresarial:

1. Facilidad de uso

La adaptación disruptiva de modelos de negocio tradicionales a la exigente transformación digital, han obligado a muchas Pymes a la progresiva incorporación de softwares de gestión empresarial. El manejo sencillo e intutivo es básico para su optima implementación en el departamento de facturación y contabilidad. Un diseño agradable pensado para usuarios no expertos en informática también te ayudará a explotar al máximo el rendimento las funcionalidades. Menos es más.

2. Automatización de procesos

Un buen software de facturación debe proporcionar agilidad y automatizar todos los procesos implicados, desde generar albaranes, presupuestos y facturas con diferentes tipos de plantillas: facturas proforma, facturas rectificativas, e-facturas…

El envío recurrente de las mismas por correo electrónico, la gestión de los acuses de recibo, recordatorios de pago automatizados para evitar retrasos en los cobros y el control de los pagos independientemente con la conexión del sistema utilizado, minimizan los errores humanos y el riesgo de impagos, evitando que todo este flujo se convierta en un quebradero de cabeza, consuma tu tiempo y en definitiva tu dinero.

Cabe destacar que es importante que disponga de un módulo de contabilidad para el control y gestión automática de gastos, informes y libros contables, balances y la confección trimestral, gestión y presentación de impuestos.

3. Mobile first

El software de gestión idóneo debe ser usable 100% desde cualquier dispositivo móvil, para que cualquier profesional de una Pyme o autónomo, pueda gestionar y controlar de manera ágil la actividad empresarial y contable de su negocio desde cualquier lugar y en cualquier momento.

4. Solución cloud

La versatilidad que ofrecen las soluciones cloud en la gestión diaria de un negocio, son otro factor que debes tener en cuenta a la hora de escoger. El acceso puede ser desde una Web App, como por ejemplo lo harías con un gestor de correo, solo necesitas conexión a Internet y un navegador.

Es un plus de operatividad que debes tener en cuenta, puesto que podrás consultar y realizar trámites desde cualquier sitio y en todo momento aunque estés fuera de la oficina. El acceso es estable y queda garantizado independientemente del sistema operativo y/o dispositivo de conexión, sin estar sujeto a actualizaciones y a límites de espacio en el almacenamiento de datos.

5. Servidor local

Si eres más reticente a que tu información viaje por Internet y no te convence la idea de que esté alojada en un servicio cloud, siempre dispones de la opción convencional de la instalación del software de gestión en un servidor local y si lo deseas y configuras adecuadamente, que se sincronice con el cloud de manera automática, para tener copias de seguridad de tus datos.

6. Sincronización 

Tener la información actualizada en tiempo real por ejemplo con un software ERP de control de inventario o con los bancos, para conocer los últimos movimientos de tus cuentas, también es básico para tener un control global del estado del stock, los pagos, cobros, impagos y/o devoluciones, para poder agilizar la toma de decisiones o activar de manera automática protocolos de reclamación, devolución, etc…

7. Seguridad

El software que escojas debe ofrecerte copias automáticas de seguridad redundantes frente a un posible desastre y disponer de sistemas de encriptación en la transferencia de datos.

8. Personalización

Todos los softwares de gestión empresarial son versiones básicascon aspectos y funcionalidades estándard, pero para ser realmente úitles y efectivos, deben permitir la personalización del software a medida tanto de funcionalidades, cómo del propio entorno gráfico y por supuesto la conexión con un software ERP para el control de almacén, sincronización del inventario, etc…

 

Infografía cómo escoger Software Gestión Empresarial Catiasl.com
Escoger Software Gestión Empresarial Catiasl.com

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¡Gracias y hasta pronto!

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