Completa gestión integral de archivos y documentos

Gestiona fácilmente toda la documentación tanto de instituciones públicas como de empresas privadas con CatFile gestión documental

CatFile: una herramienta completa y fácil de usar

Sin importar el tipo de empresa (pública o privada), ni el tamaño (gran empresa o PYME), todas necesitan gestionar su información y sus conocimientos de un modo eficiente.

Partiendo de esa idea, Catia ha desarrollado CatFile gestión documental, la herramienta que te ayudará a optimizar la administración de los archivosy documentos de tu empresa u organización.

Es una aplicación informática en entorno Web destinada a todo tipo de instituciones que custodien archivos:

  • Entidades públicas: corporativas, departamentales, municipales, etc.
  • Entidades privadas: empresas, colegios profesionales, asociaciones, fundaciones, eclesiásticas, personales, etc.
Soluciones software para pymes

CatFile gestión documental permite administrar los archivos, clasificar y describir los documentos (guía, inventario y catalogo) e indexar sus contenidos mediante las normas archivísticas internacionales

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Características de CatFile

Gracias a su estructura modular, CatFile es una plataforma altamente escalable, permitiendo al cliente añadir nuevas funcionalidades al sistema según las va necesitando.

A demás, esta estructura permite el desarrollo sobre el sistema de funciones específicas para el cliente, tales como funciones de validación, importación, estadísticas, etc., sin penalizar nunca las actuaciones y mejoras del sistema estándar.

  • CatFile facilita la descripción multinivel según la norma ISAD (G), (fondo documental, subfondo, secciones, series, unidades documentales compuestas y simples, subdivisiones específicas, nominales y uniformes). Permite la visualización del cuadro de clasificación en las pantallas de descripción para una mejor comprensión de la estructura jerárquica de fondos. Desarrolla una interface lógica que permite localizar la tarea que se realiza en cualquier proceso.
  • Realiza la descripción de los documentos de archivo a partir de los requerimientos de la norma ISAD (G) (versión catalana NODAC). Si el cliente lo solicita se puede adaptar otras versiones nacionales existentes: Francia, España, Portugal…
  • Integra ISAAR (CPF) para la indexación de nombres de persona, familia y entidad. Adopta la norma de descripción de instituciones de archivo ISDIAH. También cuenta con el estándar normativo ISDF para la descripción de las funciones que cumplen los documentos.
  • Permite transferir los datos de los documentos, con el lenguaje XML, mediante los estándares internacionales EAD (Encoded Archival Description) y EAC (Encoded Archival Context). Por lo cual integra los meta datos necesarios de relación con NODAC e ISAAR (CPF). Si el cliente lo solicita puede adaptarse a otros estándares de codificación y transmisión de datos: Dublin Core, iArxiu…

Contiene una pantalla de búsqueda de documentos simple y combinada para cualquiera de los campos de las normas NODAC e ISAAR (CPF). Como innovación incorpora una búsqueda de documentos vía mapa aprovechando la tecnología Google Earth/Maps.

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  • CatFile gestión documental tiene como referencia archivística la norma ISO 15984 de gestión documental. Para facilitar la descripción se ha incorporado subformularios con las normas ISO 639-2 de lenguas, ISO 15924 de escrituras, ISO 3166-2. Aplica el estándar de conservación del Laboratorio del Archivo Nacional de Catalunya, y otros desplegables extraídos de la lectura de las normativas archivísticas.
  • Permite desarrollar los principales tratamientos de un fondo de archivo: ingreso, traslado, descripción (inventariar, catalogar), indexación, relación entre series y documentos, visualización de imágenes, consulta, préstamo, ubicación topográfica, transmisión de datos.
  • Incorpora un servicio de referencia que permite una gestión física o remota de sus funciones: préstamos y consultas internas y externas, físicas y remotas. Ahorro de la presencia física del personal en el archivo.
  • CatFile gestión documental contempla una prestación de publicación, lo cual permite editar las descripciones NODAC a nivel de fondo, series y documento, así como los índices onomásticos y de entidades de ISAAR (CPF) y los geográficos. También los informes extraídos de la aplicación de ISDIAH e ISDF.

CatFile gestión documental permite visionar la descripción archivística y la imagen digitalizada de los documentos, simulando la manipulación directa del documento

  • Posibilita la producción e impresión de etiquetas identificativas a nivel de documento, carpeta, archivadores y contenedores.
  • CatFile gestión documental integra todo tipo de documentos electrónicos (imágenes, vídeos, PDF, TIFF…). Todos los módulos permiten la exportación de la impresión en formato txt, doc. y HTML y su manipulación.
  • También permite que el almacenamiento de los datos, pueda residir en sus servidores o en un servidor externo. Todos los documentos se almacenan en una base de datos SQL Server en el servidor.

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